广州白云山和记黄埔中药有限公司
档案管理系统
用户使用说明书
（版本：1.01）
Ambits (
广州市方博信息技术有限公司
二零零五年元月
修订文档历史记录
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日期 |
版本 |
说明 |
作者 |
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1.0 |
创建，编写完成。 |
魏铮 |
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1.01 |
审核和修订。 |
冯万贵 |
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目录
第一章 引言....................................................................................................................
4
1.1概述.................................................................................................................... 4
1.2定义.................................................................................................................... 4
第二章 运行环境.............................................................................................................
5
2.1服务器运行环境.................................................................................................. 5
2.2客户机运行环境.................................................................................................. 5
2.3网络运行环境...................................................................................................... 5
第三章 系统管理.............................................................................................................
6
3.1全宗号设置......................................................................................................... 6
3.2系统参数设置...................................................................................................... 7
第四章 案卷管理.............................................................................................................
7
4.1案卷管理............................................................................................................. 7
4.2组织机构设置..................................................................................................... 13
4.3问题类别设置.................................................................................................... 14
第五章 文件管理............................................................................................................
15
5.1文件录入........................................................................................................... 15
5.2文件管理........................................................................................................... 18
5.3文件分类设置.................................................................................................... 20
第六章 档案销毁............................................................................................................
22
6.1销毁申请........................................................................................................... 22
6.2销毁审批........................................................................................................... 25
第七章 档案移交............................................................................................................
27
第八章 档案借阅............................................................................................................
29
8.1用户借阅............................................................................................................ 29
8.1.1借阅申请................................................................................................ 29
8.1.2申请查看................................................................................................ 31
8.1.3借出文档阅览......................................................................................... 32
8.2借阅审批........................................................................................................... 32
8.2.1借阅初审................................................................................................ 33
8.2.2借阅终审................................................................................................ 34
8.2.3档案借出................................................................................................ 34
8.2.4档案归还................................................................................................ 35
8.2.5借阅历史记录......................................................................................... 37
第九章 档案统计............................................................................................................
38
第一章
引言
1.1概述
档案管理是企业信息化管理的一个重要组成部分，它用科学的思想、组织、方法和手段，对档案进行有效的管理。
方博档案管理系统（Ambits Archive Management System）是基于方博协作系统平台（Ambits Collaboration Platform）基础上开发的应用系统系列产品之一，可以实现对各类档案的信息一体化管理，全面提高了档案管理水平和档案信息资源的开发利用能力，有助于知识、信息的积累与共享。
本系统参照《中华人民共和国档案法》、《档案著录规则》、文书档案案卷格式、归档文件整理规则、机关档案工作业务建设规范等法规性文件，涵盖了档案的收集、整理、立卷、保管、统计、检索、借阅、销毁、移交等工作，档案分类体系完善、科学、合理，保持了资料的历史样貌；检索方式多样，准确率高，便于用户查询；用户借阅、归还档案资料方便，有利于信息的共享；减轻了管理人员的劳动强度，提高了档案管理工作的实时性、实效性，最大程度的提高了档案管理工作的质量。
主要功能模块有：
·
档案数据：按目录形式详细显示现有档案的全宗、案卷，有相应权限的用户可进行档案类别、卷宗及文件的新增、设置，并进行分类、归卷、移卷等相关的整理和维护；
·
档案查询：显示档案数据列表，用户通过选择查询条件，即可查阅到所需文件或案卷。
·
档案借阅：通过档案借阅流程，提交借阅申请，实现了用户查阅所需文件的功能；
·
档案销毁：可以对已过保存期限或没有保存价值的档案进行销毁；
·
统计分析：根据具体需要设定统计时间，即可实现对档案的借阅统计、文件统计和案卷统计。
1.2定义
1． 案卷：说明同一类性质的文件集合的单据。
2．卷内目录：在同一案卷中所有文件的排列目录。
2． 归卷：将某一文件加入到指定的案卷中。
3． 移卷：将文件从一个案卷移入另一个案卷中。
第二章
运行环境
2.1服务器运行环境
1. 硬件：PIII 1.7GHZ CPU、1GB RAM、50GB硬盘、VGA显示器、鼠标、键盘、CD-ROM。
2. 软件：Windows 2000 Server SP4或Windows Server 2003 + Active Directory、MS SQL Server 2000 Enterprise Edition、MS Exchange Server 2000或2003 Enterprise Edition、Microsoft .NET Framework v1.1。
2.2客户机运行环境
1.
硬件：PII 233 CPU、
2. 软件：Windows 9X/NT/2000/XP、Internet Explorer 6.0以上、MS OFFICE 2000/XP/2003。
2.3网络运行环境
1.
硬件：对网络拓扑结构和网络设备等没有限制，但建议网络传输速度能够达到512K或者
2.
软件：为支持WEB运行环境，需要所有节点机安装TCP/IP协议软件，网络操作系统采用微软公司的Windows 2000
Server或者Windows
Server 2003，网络客户机采用Windows操作系统（包括Windows9X/Me、Windows NT/2000、Windows XP）。部分运行智能客户端程序的客户机需要操作系统在Windows
2000/XP以上，并要求安装有Microsoft
.NET Framework v1.1。
第三章
系统管理
在使用档案管理之前，我们需要对其中的一些基本信息进行初始化设置，方便用户使用。
3.1全宗号设置
全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体，具有不可分割性。同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。
用户可在如下页面新增，修改，删除全宗号。
图
l
新增全宗号
在如图
l
修改全宗号
点击全宗号列表中的[修改]图标
，可对该行数据进行修改，如图
图
修改完成后，点击图标
保存修改，点击图标
取消修改。
l
删除全宗号
1．
在全宗号列表中点击[删除]图标
即可；
2．
在全宗号列表中通过选择框
勾选所要删除的全宗号，点击页面的[删除]按钮即可删除所选的全宗号
注意：已有案卷关联的全宗号无法删除。如要删除必须先删除相关的案卷。
3.2系统参数设置
当有档案借阅到期但未归还时，系统可根据设置自动向借阅人发送提醒。发送提醒的方式包括手机短信、内部短信以及电子邮件。
用户可在如图
图
若要启用自动提醒则勾选“当档案借阅到期时向借阅人发送提醒”，则可对提醒方式，时间，频率进行设置。关于提醒频率，若选择“一次性提醒”，则在借阅人到期未归还时系统只发送一次提醒消息；若选择“自定义”，则系统将根据用户所定义的频率定期向借阅人发送提醒消息直至档案已归还。
案卷是由互有联系的若干文件组成并放入卷夹、卷皮或档案袋中的，装订或不装订的档案保管单位。
4.1案卷管理
案卷管理主要实现对案卷的新建、修改、删除、封卷、拆卷的操作。可以对案卷按照案卷状态、年度、保管期限、组织机构、主题词等分类进行组合查询，并可以进行全文检索。
图
l
新增案卷
图
点击图
点击图
图
选择所属的单位名称，点击[确定],即可在[立卷单位]对应的输入框内看到选择的结果。
点击图
图
在左边的勾选框内选择所需组织机构，点击[确定]即可在[组织机构]对应的输入框内看到选择的结果。另外，可通过点击该页面上的[查询]按钮对组织机构的名称进行查找。
点击图
图
在左边的勾选框内选择所需问题类别，点击[确定]即可在[问题类别]对应的输入框内看到选择的结果。
点击图
图
选择所需的用户名称，点击[确定],即可在[责任者]对应的输入框内看到选择的结果。
点击图
l
修改案卷
用户只能修改尚未封卷的案卷信息。操作方法如下：
点击图
，打开案卷修改页面，对案卷的基本信息进行修改。页面及相关操作同“新增案卷”。
l
删除案卷
用户只能删除尚未封卷的案卷。操作方法如下：
1．点击图
2．在图
中选择所要删除的记录，点击页面上的[删除]按钮
系统弹出删除确认对话框“你是否想要删除选择的记录”，点击[确定]即可删除所选的记录。同时案卷列表中将不再显示已删除的案卷。
l
封卷
对尚未封卷或已拆卷的案卷可进行封卷操作。如图
，将鼠标指向该图标，显示
。操作方法如下：
1．点击图
；
2．在图中选择所要封卷的案卷，点击页面上的[封卷]按钮。
系统弹出封卷确认对话框“确定要封卷吗？”，点击“确定”即可。同时案卷列表中将对应案卷的状态显示为“已封卷”。
l
拆卷
用户可对已封卷的案卷进行拆卷操作。如图
，将鼠标指向该图标，显示
。操作方法如下：
1．点击图
；
2．在图中选择所要拆卷的案卷，点击页面上的[拆卷]按钮。
系统弹出拆卷确认对话框“确定要拆卷吗？”，点击“确定”即可。同时案卷列表中将对应案卷的状态显示为“已拆卷”。
l
查看案卷详细信息
双击如图
注意：用户只能对已拆卷的案卷进行修改，删除。对于已封卷的案卷，若要进行修改，删除，必须先“拆卷”。
l
案卷查询
1．一般查询
可根据案卷状态，案卷号，全宗号，立卷单位，立卷日期查询案卷。输入查询条件后，点击案卷管理页面上的[查询]按钮即可。
2．全文检索
在[全文检索]输入框内输入查询条件，点击[全文检索]按钮即可。
3．组合查询
可根据案卷的所有相关信息，自行设置条件进行查询。点击如图
图
界面说明：
字段：表示查询的依据，即对什么进行查询；
值：查询的关键字；
条件：表示查询字段与值之间的关系。若选择“包含”，则表示查询的结果中只需字段中存在所填入的“值”；若选“等于”，则表示字段必须为所填入的“值”；
增加：用于增加“与”条件。输入查询条件，点击[增加]按钮，可在下面的条件显示框中看到新增的查询条件；
或者：用于增加“或”条件；输入查询条件，点击[或者]按钮，可在下面的条件显示框中看到新增的查询条件；
删除：用于删除查询条件。在下面的条件显示框中选择所要删除的条件，点击[删除]按钮即可。
点击[确定]即可在案卷管理页面上看到查询的结果。
l
打印案卷目录
打印所有案卷的列表。
点击图
图
l
打印卷内目录
打印某案卷中所有文件的列表。
选择所要打印的案卷，点击图
图
4.2组织机构设置
管理案卷相关的组织机构。用户可新增，修改，删除组织机构。
图
l
新增组织机构
在如图
l
修改组织机构
点击组织机构列表中的[修改]图标，可对该行数据进行修改，如图
图
修改完成后，点击图标保存修改，点击图标取消修改。
l
删除组织机构
3．
在组织机构列表中点击[删除]图标即可；
4．
在组织机构列表中通过选择框勾选所要删除的组织机构，点击页面的[删除]按钮即可删除所选的组织机构
注意：已有案卷关联的组织机构无法删除。如要删除必须先删除相关的案卷。
4.3问题类别设置
管理、设置案卷相关的问题类别。用户可新增、修改、删除问题类别。
图
l
新增问题类别
在如图
l
修改问题类别
点击问题类别列表中的[修改]图标，可对该行数据进行修改，如图
图
修改完成后，点击图标保存修改，点击图标取消修改。
l
删除问题类别
1．
在问题类别列表中点击[删除]图标即可；
2．
在问题类别列表中通过选择框勾选所要删除的问题类别，点击页面的[删除]按钮即可删除所选的问题类别
注意：已有案卷关联的问题类别无法删除。如要删除必须先删除相关的案卷。
第五章
文件管理
5.1文件录入
系统管理员可通过文件录入新增实物类的文件，也可通过附件上传功能将文件正文上传，供其他用户在线阅览。在新增文件之前首先要通过文件分类设置来对文件类别进行设置。
图
在如图
l 新增文件
在如图
图
输入文件的基本信息；在用户选择器中选择责任者；当档案介质为附件时，选择本地硬盘上需要上传的文件；选择所需文件类别，在文件类别的选择框下将根据该类别所包含的字段显示相应的输入框。输入完毕，点击[保存],在文件录入界面将看到新增的文件记录。
l
修改文件
点击图，打开如下图所示文件修改页面。
图
当档案介质为附件且需要更改上传的附件时，点击[重新上传]按钮，然后重新选择所要上传的文件即可。其余操作类似新增文件。
l
删除文件
可通过图或页面上[删除]按钮来删除一条或多条记录。
l
文件归卷
将未归档的文件归到未封卷的卷宗里（通常将同一年度、保存期限的有联系的文件归到相同年度、保存期限的同一卷宗里）。
点击列表中的[归卷]图标
，弹出案卷选择器对话框：
图
案卷选择器中显示的是所有尚未封卷的卷宗，选择要归入的卷宗，点击[确定]按钮，在
注意：归卷后文件将不能修改，删除。若要修改或删除该文件则必须先移出。
l
文件查询
1．一般查询
可根据文件的分类，编号，创建时间进行查询。输入查询条件，点击[查询]按钮即可。
2．全文检索
在全文检索输入框中输入检索条件，点击页面上的[全文检索]按钮即可。
5.2文件管理
管理已归卷的文件，包括在未封卷的卷宗之间转移文件、卷宗内文件次序的调整以及将文件移出卷宗。
图
l
上移
调整文件在卷宗内的次序，将其往前移一位。
点击图
,或者在复选框中勾选要操作的文件，点击页面上的[上移]按钮，系统弹出操作确认框“确定要上移吗？”，点击[确定]，列表中所操作文件的顺序号将自动减一。
l
下移
调整文件在卷宗内的次序，将其往后移一位。
点击图
,或者在复选框中勾选要操作的文件，点击页面上的[下移]按钮，系统弹出操作确认框“确定要下移吗？”，点击[确定]，列表中所操作文件的顺序号将自动加一。
l
移卷
将文件转移到另一未封卷的卷宗内。
点击图,或者在复选框中勾选要操作的文件，点击页面上的[移卷]按钮，系统弹出案卷选择器，选择要移至的卷宗（目的卷），点击[确定]即可将文件移至该目的卷内。
l
移出
将文件移出所在的卷宗。
点击图
,或者在复选框中勾选要操作的文件，点击页面上的[移出]按钮，系统弹出操作确认框“确定要移出吗？”，点击[确定]即可将文件移出所在的卷宗。此时可在文件录入界面中对该文件进行修改或删除。
注意：若文件所属的案卷已封卷，将不能进行上移，下移，移卷，移出操作。
l
文件查询
1．一般查询
可根据文件的编号，创建时间以及所在卷宗的案卷号进行查询。输入查询条件，点击[查询]按钮即可。
2．全文检索
在全文检索输入框中输入检索条件，点击页面上的[全文检索]按钮即可。
3．
组合查询
可根据文件的所有相关信息，自行设置条件进行查询。详细操作同案卷管理中的组合查询
l
查看文件详细信息
双击图
图
l
订阅全局知识
用户可以在线订阅档案库的信息，一旦档案库中有新增档案材料，用户就会自动收到相应的通知。用户只需要登记订阅信息主题词或关键字，就可自动接收到有关文件的最新信息。订阅系统免去了用户频繁地查找的痛苦，只需打开系统主页（数字桌面）或者通过邮件系统即可浏览所有最新消息。
输入订阅信息，订阅名称与主题词为必填项，选择了全文检索后，关键字必须填写。
点击[保存]即可订阅成功。
5.3文件分类设置
用户可通过定义不同的文件类别来对文件进行分类。同时，不同的分类可设置不同的字段，这样，录入文件基本信息时，可根据不同的分类录入不同的信息。
图
l
新增文件类别
点击图
l
修改文件类别
双击图,此时，所选类别的信息将显示在列表上方的输入框中，在输入框中修改类别信息，点击[保存]保存修改，点击[取消]取消修改，并将按钮恢复原始状态。
l
删除文件类别
可通过列表中的[删除]图标或页面上[删除]按钮来删除一条或多条记录。
注意：已有文件关联或字段数（稍后讲述）不为零的类别无法删除。若要删除则必须先删除相关的文件与字段。
l
类别字段设置
点击图
，进入字段设置页面：
图
界面说明：
字段类别名：字段所属的文件类别的名称；
字 段 名：该字段在数据库中的唯一标志，相当于数据库中文件列表中的列名；
字段显示名：对该字段的解释说明；
字 段 长度：当用户输入文件信息时，用来限制该字段对应的输入内容的长度；
是 否 显示：为否时，当用户输入文件信息，选择该字段所在的类别时，系统自动隐藏该字段的输入框。
1.
新增字段
点击图
2.
修改字段
双击图,此时，所选字段的信息将显示在列表上方相应的输入框中，在输入框中修改字段信息，点击[保存]保存修改，点击[取消]取消修改，并将按钮恢复原始状态
3.
删除字段
可通过列表中的[删除]图标或页面上[删除]按钮来删除一条或多条记录。
注意：已有文件关联的字段将无法修改、删除。
第六章
档案销毁
经过鉴定确认后，可以对保管期限已满且认为毫无保存价值的档案进行销毁。用户可记录档案的销毁情况并提交给审批人员，档案销毁审批人员可以对销毁申请进行审批，审批通过之后系统自动将档案置为销档状态，但并不做物理删除。
6.1销毁申请
用来管理登陆用户个人添加的销毁申请。用户可通过该页面新增销毁申请，对尚未提交审批的申请可由用户自行修改、删除。审批人员只能对已经提交的申请进行审批；若审批通过，即同意销毁，用户将不能编辑该申请单的内容；若申请被否决，用户可修改申请单然后重新提交。
图
l
新增销毁申请
点击如图
图
在“销毁记录”栏填写销毁信息。其中申请人，销毁人，监督人，经办单位不能由用户自行录入，需要通过用户选择器选择。申请人默认为当前登陆的用户，登记日期默认为当前时间；
在“相关档案”栏添加需要销毁的档案。具体操作方法如下：
1．增加档案
点击[增加档案]按钮，弹出增加档案对话框：
图
在该页面上系统提供了多种查询方案：可根据文件的编号，创建时间进行简单查询；可根据文件的各种信息自行设置条件进行组合查询（具体操作方法见档案管理－－组合查询）。查询后，在列表中的复选框内选择想要销毁的档案，点击[确定]，即可在图
2.删除档案
可通过图或页面上[删除]按钮来删除一条或多条记录。
选择完想要销毁的档案后，点击[保存]，即可在如图
l
修改销毁申请
点击如图，或者选择所要修改的申请单，点击页面上的[修改]按钮，打开修改销毁申请页面，用户可通过该界面修改申请信息，增减相关档案。操作及界面类似新增销毁申请。
l
删除销毁申请
可通过图或页面上[删除]按钮来删除一条或多条销毁申请记录。
l
提交销毁申请
将销毁申请提交给审批人员审批，提交后用户将不能修改、删除该申请。操作方法如下：
1．
在新增或修改页面直接提交：如图
2．
在销毁申请页面提交：如图
或者页面上面的[提交]按钮来提交一条或多条申请。
l
查看销毁申请
双击图
若申请尚未提交，则详细信息里只能看到用户填写的申请信息，如图
图
若申请已提交，则可以通过详细信息查看该申请的审批情况，如图
图
若申请被通过，申请列表中相应的记录行将显示销毁标志
；若申请被否决，则用户可修改后重新提交：
l
查询销毁申请
1．一般查询
可根据销毁的申请日期，审批状态查询。输入查询条件，点击[查询]按钮即可。
4．
组合查询
可根据档案销毁的所有相关信息，自行设置条件进行查询。详细操作同案卷管理中的组合查询。
6.2销毁审批
对所有用户提交的销毁申请进行审批、管理。若批准销毁，则系统自动将档案置为销档状态，反之将返回给申请用户，由用户修改后重新提交审批。
图
如图
标记，尚未审批的记录则以图标
标记，审批人员只能对尚未审批的申请单进行审批，删除等操作。
l
销毁申请审批
点击列表中的[审批]图标
，或者选择所要审批的记录后，点击页面上的[审批]按钮，打开销毁审批页面，如下图所示：
图
在销毁审批页面可以查看到用户填写的申请信息及要销毁的档案。审批人员审批销毁申请时需要填写审批信息，如审批人，审批意见等（审批人默认为当前登陆用户）。若要批准销毁申请，可点击审批页面上的[批准]按钮；若要否决销毁申请，先填写审批意见，然后点击审批页面上的[不批准]按钮。在销毁审批页面的列表上将能看到审批的结果。
l
查询销毁审批
对所有用户提交的销毁申请进行查询。
1．
一般查询
根据申请人，申请日期，审批状态进行一般查询。输入查询条件，点击[查询]按钮即可。
2．组合查询
可根据档案销毁的所有相关信息，自行设置条件进行查询。详细操作同案卷管理中的组合查询。
l
删除销毁审批
审批人员只能对尚未审批的销毁申请执行删除操作。
可通过图或页面上[删除]按钮来删除一条或多条记录。
第七章
档案移交
记录档案移交的情况，对移交记录进行查询、修改、删除。移交的档案将不出现在文件列表中。删除移交记录后，该移交记录涉及的文件将重新标记为未移交，可在文件管理模块中进行管理、查看。
如图7-1所示为所有的移交记录列表：
图7-1
l
新增移交记录
记录档案移交信息，添加成功后，系统自动将记录下的所属文件标志为已移交。
点击档案移交页面上的[新增]按钮，打开新增档案移交页面，如下图所示：
图7-2
填写移交记录，在“相关档案”栏选择要移交的档案（具体操作同销毁申请－新增销毁申请），点击[保存]即可在图7-1的列表中看到新增的移交记录。
l
修改移交记录
修改移交信息，增减要移交的档案。
点击如图7-1所示的移交记录列表中的[修改]图标，或者选择所要修改的移交记录，点击页面上的[修改]按钮，打开修改移交记录页面，用户可通过该界面修改移交信息，增减相关档案。操作及界面类似新增移交记录。
l
删除移交记录
删除移交记录后，该移交记录涉及的文件将重新标记为未移交。
可通过图7-1列表中的[删除]图标或页面上[删除]按钮来删除一条或多条移交记录。
l
查询移交记录
对所有用户添加的移交记录进行查询。
2．
一般查询
根据移交人，移交日期进行一般查询。输入查询条件，点击[查询]按钮即可。
2．组合查询
可根据档案移交的所有相关信息，自行设置条件进行查询。详细操作同案卷管理中的组合查询。
l
查看移交记录
查看移交的详细情况，包括移交信息，如移交人，接收单位，移交日期等；移交记录所包含的文件。
在档案移交界面双击移交记录列表中的某一行，打开移交详细信息界面，如下图所示：
图7-3
第八章
档案借阅
用户可对系统已经录入的文件提出借阅申请，并提交给相关人员审批。审批人员审批通过，并由档案室经办人借出后，用户才有权阅览申请的档案，对于档案类型为附件的文档，用户可直接在线阅览。
8.1用户借阅
8.1.1 借阅申请
新增、管理借阅申请。如图
图
该页面列表中包括的是所有当前登陆用户新增而尚未提交的借阅申请，用户可对借阅单进行编辑、提交、删除。提交后，用户将不能再对借阅单进行编辑，但可在申请查看页面查看借阅单的审批情况。审批通过并已借出的文档，若其档案类型为附件，则可在借出文档阅览页面在线阅览。
l
新增借阅申请
单击如图
图
填写借阅信息，选择要借阅的档案（具体操作方法见销毁申请－新增销毁申请），点击页面上的[保存]按钮，即可在如图
l
修改借阅申请
在图，打开借阅申请修改界面，在该页面可修改借阅信息，增减相关档案。界面及操作方法类似“新增借阅申请”。
l
删除借阅申请
可通过图或页面上[删除]按钮来删除一条或多条申请记录。
l
提交借阅申请
将借阅申请提交给审批人员审批，提交后的用户将不能修改，删除该申请。操作方法如下：
1．
在新增或修改页面直接提交：如图
2．
在借阅申请页面提交：如图或者页面上的[提交]按钮来提交一条或多条申请。
提交成功后，图
l
查询借阅申请
可根据借阅日期查询当前用户的所有为提交的申请记录。
l
查看借阅申请
查看借阅申请单的详细信息。双击图
图
8.1.2 申请查看
用户可在该页面查看所有个人已提交的借阅申请的审批情况：
图
[借阅标志]为
的记录表示该借阅申请审批通过并已借出。
双击列表中的某一行即可查看该申请记录的详细信息：
对登陆用户提交的借阅申请进行查询。
1．
一般查询
根据申请日期，审批状态进行一般查询。输入查询条件，点击[查询]按钮即可。
2．组合查询
可根据档案借阅的所有相关信息，自行设置条件进行查询。详细操作同案卷管理中的组合查询。
8.1.3 借出文档阅览
在线阅览所有登陆用户已借出的文档。可通过借阅日期查询想要阅览的文档。
图
如上图所示，若要在线阅览某档案，直接点击列表中该档案的文件编号即可。
8.2借阅审批
审批人员审批所有用户的借阅申请。审批流程如下：第一步，“初审”，由具有初审权限的用户对借阅申请进行初审，若初审被否决，则表示申请不成功，反之可进行下一步审批；第二步，“终审”，由具有终审权限的用户对借阅申请进行终审，若终审被否决，则表示申请不成功，反之可进行下一步；第三步，“借出”，由档案室经办人将终审通过的借阅单中所包含的档案借出，此时，借阅人便可查阅借出的档案；第四步，“归还”，当用户归还已借出的档案时，将相应的档案标记为已归还，方便其他用户借阅。
8.2.1 借阅初审
对所有用户提交的借阅申请进行初审。
图
l
查询借阅申请
对所有用户提交的借阅申请进行查询。
1．一般查询
根据借阅人，借阅日期进行一般查询。输入查询条件，点击[查询]按钮即可。
2．组合查询
可根据档案借阅的所有相关信息，自行设置条件进行查询。详细操作同案卷管理中的组合查询。
l
借阅申请初审
对所有用户提交的借阅申请进行初审。
点击列表中的[操作]图标，打开审批页面：
若同意申请，点击页面上的[初审]按钮即可提交给相关人员进行终审；若不同意该借阅申请，填写初审意见，点击页面上的[否决]按钮即可。
8.2.2 借阅终审
对初审通过的借阅申请进行终审。
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查询借阅申请
对初审通过的借阅申请进行查询。
操作方法类似“借阅初审－查询借阅申请”。
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借阅申请终审
对初审通过的借阅申请进行终审。
点击列表中的[操作]图标，打开审批页面：
若同意申请，点击页面上的[终审]按钮即可提交给档案室经办人借出；若不同意该借阅申请，填写终审意见，点击页面上的[否决]按钮即可。
8.2.3 档案借出
借出所有终审通过的借阅单上的档案。
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查询借阅申请
对终审通过的借阅申请进行查询。
操作方法类似“借阅初审－查询借阅申请”。
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借出档案
借出所有终审通过的借阅单上的档案。
点击列表中的[操作]图标，打开借出页面：
填写档案室意见，点击页面上的[借出]按钮，用户即可查阅所申请的文档。
8.2.4 档案归还
归还已借出的文档，对到期尚未归还的发送催还通知。也可通过方博协作系统平台（ACP）的系统监控服务，对到期的电子文档自动收回借阅权限，对到期尚未归还的实物类档案根据系统参数设置自动发送催还通知。
图
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查询借阅记录
对所有已借出的借阅单进行查询。
操作方法类似“借阅初审－查询借阅申请”。
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归还档案
归还已借出的档案。
点击列表中的[操作]图标，打开归还页面：
图
输入归还时间，在“相关档案”列表中选择所要归还的档案，点击页面上的[归还]按钮即可将所选档案标记为已归还。对同一张借阅单上的档案可以分次归还，只有当所有档案均归还时该借阅单才会标记为已归还。执行归还操作时，已归还的档案将无法选择，如下图所示：
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催还档案
催还到期却尚未归还的档案。
若有借阅单到期尚未归还，则在如图
，点击该图标或者在如图8-2-4-2所示的归还界面中，点击[催还]按钮，弹出催还对话框：
选择催还方式，输入催还信息，点击[确定]，系统将会自动按照用户定义的催还方式向借阅人发送催还通知。
8.2.5 借阅历史记录
管理所有用户的借阅历史记录，即已经归还的借阅单。
图
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删除历史记录
可通过图或页面上[删除]按钮来删除一条或多条历史记录。
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查询历史记录
对所有用户的借阅历史记录进行查询。
1．
一般查询
根据借阅人，借阅日期进行一般查询。输入查询条件，点击[查询]按钮即可。
2．组合查询
可根据档案借阅的所有相关信息，自行设置条件进行查询。详细操作同案卷管理中的组合查询。
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查看借阅申请
查看借阅历史纪录的详细信息。
双击如图
第九章
档案统计
档案统计是根据档案、案卷的录入时间对档案进行分类统计，得出相应的档案统计数据。案卷统计用来统计已封卷和未封卷的案卷数；对于文件可以根据文件是否已归卷、文件的密级，保管期限来统计；总数统计可以反应出档案移交，销毁，借阅的总数。
选择所需的统计时间，点击页面上的[统计]按钮即可生成相应的统计数据，如下图所示：
图9-1
点击页面上的[打印]按钮，在新的页面上生成相同的统计报表，用户可通过IE自带的打印功能打印该报表。